Juridique
Politique de confidentialité
En vigueur le 18 octobre 2026
La présente politique explique comment Tenmore Inc., une société constituée en Ontario (« Tenmore » ou « nous »), recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels lorsque vous visitez tenmore.com, créez un compte ou utilisez nos services (le « Service »). Elle est rédigée de manière à satisfaire aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada, de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25) et du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne et du Royaume-Uni.
1. Notre rôle
Pour votre compte, notre site Web et nos propres activités, c’est Tenmore qui décide de l’utilisation des renseignements personnels : au sens du RGPD, nous sommes le responsable du traitement.
Lorsqu’une organisation (notre client) utilise le Service pour son personnel, c’est elle qui décide de ce qui est fait des renseignements de son espace de travail, et nous les traitons pour son compte : nous sommes son sous-traitant (un fournisseur de services au sens du droit canadien). Notre Entente sur le traitement des données encadre ce traitement. Si vous utilisez le Service par l’intermédiaire de votre employeur ou d’une autre organisation, l’avis de confidentialité de celle-ci s’applique également, et il est préférable de lui adresser vos demandes concernant les données de votre espace de travail; nous l’aiderons à y répondre.
Il en va de même lorsque vous clavardez avec un assistant qu’un de nos clients offre sur son propre site Web : cette organisation est responsable de vos renseignements, et nous les traitons pour son compte (voir la section 4).
2. Ce que nous recueillons
- Renseignements sur le compte : votre nom, votre adresse courriel et votre mot de passe (conservé uniquement sous forme de hachage irréversible). Si vous activez la vérification en deux étapes, un secret d’authentificateur chiffré et des codes de récupération hachés.
- Connexion avec Microsoft : si vous choisissez cette option, votre nom, votre adresse courriel et les identifiants de votre compte Microsoft, fournis par Microsoft.
- Renseignements sur l’espace de travail : les espaces de travail dont vous êtes membre, votre rôle, les invitations que vous envoyez ou recevez et les clés que vous créez (conservées sous forme de hachages).
- Registres d’utilisation : pour chaque demande que vous envoyez au moyen du Service, son horodatage, les paramètres de l’espace de travail qui l’ont traitée, sa taille, son coût, sa durée et son résultat. Pas son contenu (voir la section 3).
- Registres de sécurité : les connexions, les tentatives de connexion échouées et les modifications de vos paramètres de sécurité, avec l’adresse IP et le navigateur utilisés; ainsi que les modifications que les administrateurs apportent à un espace de travail, avec l’identité de leur auteur et l’adresse IP et le navigateur à partir desquels elles ont été faites.
- Renseignements de facturation : si votre organisation achète un forfait payant, le nom et l’adresse courriel de la personne-ressource pour la facturation, l’adresse de facturation, le numéro de taxe (comme un numéro de TPS/TVH ou de TVA) et les données de paiement sont saisis sur la page de paiement de Stripe, notre fournisseur de services de paiement. Nous ne recevons ni ne conservons jamais de numéros de carte. Nous conservons un dossier de l’abonnement de l’organisation : forfait, nombre de licences, période de facturation, devise, date de renouvellement, état du paiement, modifications prévues et identifiants qui relient l’espace de travail à ses dossiers dans Stripe.
- Communications : ce que vous nous envoyez par courriel, et les courriels que nous vous envoyons au sujet de votre compte.
- Visites du site Web : nos serveurs enregistrent l’adresse IP, la page demandée, la page d’où vous venez et la description de votre navigateur, afin d’assurer le fonctionnement et la sécurité du site et de compter les visites de chaque page. Après 30 jours, il ne reste que des totaux quotidiens (visites par page, site de provenance et pays), sans adresse IP. Nous n’utilisons aucun traceur d’analyse ni de publicité, ni de témoins à cette fin.
- Conversations avec des assistants d’IA : ce que vous écrivez aux assistants décrits à la section 4, que nous transmettons pour produire des réponses, mais que nous ne conservons pas.
Nous ne demandons pas de renseignements sensibles (comme des renseignements sur la santé ou des renseignements financiers), et le Service n’est pas destiné à en traiter.
3. Le contenu que vous envoyez au moyen du Service
Le contenu des demandes que vous envoyez au moyen du Service, et des réponses à ces demandes, transite par nos systèmes pour parvenir aux services que votre organisation a choisis, et il n’est pas conservé par nous. Nos registres ne conservent que les renseignements énumérés sous « Registres d’utilisation ». Les messages d’erreur sont expurgés du texte cité et des valeurs sensibles avant d’être conservés. Le contenu n’est conservé que si votre organisation choisit de l’enregistrer dans le Service (par exemple, les cas de test qu’elle rédige), et seulement pendant la période qu’elle fixe.
Les services que votre organisation connecte au Service sont choisis par votre organisation, qui conclut les contrats avec eux, et leurs propres conditions et politiques de confidentialité s’appliquent à ce qu’ils reçoivent.
Pendant un essai gratuit, nous pouvons fournir un modèle d’IA d’OpenAI afin que vous puissiez essayer le Service avant de connecter vos propres services. Les demandes qui lui sont envoyées sont transmises à OpenAI, notre sous-traitant ultérieur, aux États-Unis, qui les traite pour produire des réponses, ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et peut les conserver jusqu’à 30 jours pour détecter les abus.
4. Assistants d’IA et clavardage
L’assistant d’aide dans le Service. Lorsque vous lui posez une question, nous transmettons à OpenAI, notre sous-traitant ultérieur aux États-Unis, qui produit les réponses, votre conversation, la page où vous vous trouvez et les renseignements de l’espace de travail que l’assistant consulte pour vous répondre. L’assistant ne consulte des renseignements qu’avec vos propres autorisations dans l’espace de travail. Ces renseignements comprennent :
- les paramètres, les services connectés et les registres d’utilisation récents;
- les groupes et leurs membres;
- les instructions et les textes de référence des assistants;
- les cas de test et leurs résultats;
- les budgets et les intégrations.
Les clés, les mots de passe et les autres secrets ne lui sont jamais transmis.
- Conservation : nous ne conservons pas la conversation. Son historique reste dans votre navigateur. Nous comptons vos questions pendant une heure afin de limiter l’utilisation, et nos registres de l’utilisation de l’assistant ne vous identifient pas.
- Modifications : l’assistant ne peut modifier un espace de travail que pendant qu’un propriétaire a accordé à Tenmore un accès du soutien qui permet les modifications, et seulement après qu’un propriétaire ou un administrateur a approuvé chaque modification à l’écran. Il ne peut jamais faire plus que ce que la personne qui approuve pourrait faire elle-même. Chaque modification est consignée dans le journal d’audit de l’espace de travail comme ayant été faite par le soutien Tenmore, avec le nom de la personne qui l’a approuvée.
- Désactivation : les administrateurs de l’espace de travail peuvent désactiver l’assistant.
L’assistant de notre site Web. Lorsque vous clavardez avec lui, nous envoyons vos messages à OpenAI pour produire les réponses. Nous ne les conservons pas, et la conversation reste dans votre navigateur. Pour limiter les abus, nous utilisons votre adresse IP sous une forme brouillée au moyen d’une clé qui change chaque jour; les décomptes expirent en quelques heures. Nos registres de chaque conversation portent un identifiant de visiteur aléatoire, jamais votre adresse IP. Veuillez ne pas communiquer de renseignements personnels dans la conversation.
Les assistants que nos clients offrent sur leur site Web. L’organisation qui offre l’assistant décide de ce qu’il fait et est responsable de vos renseignements; un lien vers son avis de confidentialité figure dans le clavardage, et celui-ci affiche « Powered by Tenmore ». Nous traitons vos messages pour son compte, afin de les acheminer au service d’IA que cette organisation a choisi. Nous les traitons comme sur notre propre site Web :
- messages non conservés, et conversation conservée dans votre navigateur;
- adresses IP utilisées uniquement sous forme brouillée, pour limiter les abus;
- un identifiant de visiteur aléatoire dans les registres d’utilisation de l’organisation.
Le clavardage dans le Service. Les conversations avec les assistants que votre organisation configure ne sont conservées que dans votre navigateur et sont effacées lorsque vous vous déconnectez.
5. Comment nous les utilisons, et pourquoi
| Finalité | Base juridique (RGPD) |
|---|---|
| Créer et gérer votre compte et vos espaces de travail, et fournir le Service | Exécution d’un contrat |
| Montrer aux administrateurs de votre organisation l’utilisation, les coûts et les modifications, conformément à la conception du Service | Exécution d’un contrat (avec votre organisation) et intérêts légitimes de celle-ci |
| Assurer la sécurité des comptes et du Service, prévenir les abus et enquêter sur les incidents | Intérêts légitimes |
| Permettre un seul essai gratuit par personne (voir la section 8) | Intérêts légitimes |
| Envoyer des courriels concernant votre compte, la sécurité, les limites d’utilisation et les modifications apportées au Service | Exécution d’un contrat |
| Répondre à vos questions et à vos demandes de soutien, y compris au moyen de l’assistant d’aide, et apporter à l’espace de travail les modifications que vous approuvez | Exécution d’un contrat ou intérêts légitimes |
| Répondre aux questions des visiteurs du site Web sur nos services au moyen de l’assistant de notre site Web | Intérêts légitimes |
| Limiter les abus du clavardage sur les sites Web, au moyen d’adresses IP brouillées | Intérêts légitimes |
| Compter les visites des pages de notre site Web (totaux quotidiens) | Intérêts légitimes |
| Facturer les forfaits payants, encaisser les paiements, calculer et percevoir les taxes, et tenir les registres comptables | Exécution d’un contrat et obligation légale (registres fiscaux et comptables) |
| Respecter les obligations légales, comme celles qui touchent les registres fiscaux et les demandes faites conformément à la loi | Obligation légale |
Nous ne vendons pas de renseignements personnels, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et n’utilisons pas le contenu que vous envoyez au moyen du Service pour entraîner des modèles. Nous ne prenons à votre sujet aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produise des effets juridiques ou des effets significatifs similaires. Nous vous demanderons votre consentement avant de vous envoyer des courriels de marketing, et chacun de ces courriels vous permettra de vous désabonner.
6. À qui nous les communiquons
- Votre organisation : les administrateurs d’un espace de travail dont vous êtes membre peuvent voir les renseignements que le Service enregistre sur son utilisation, y compris vos registres d’utilisation et les modifications que vous apportez.
- Nos fournisseurs de services (sous-traitants ultérieurs), qui ne les traitent que selon nos instructions : Amazon Web Services (hébergement, au Canada), Amazon Simple Email Service (courriels liés aux comptes), Microsoft (notre messagerie et, si vous choisissez cette option, la connexion), OpenAI (le modèle d’IA fourni pendant les essais gratuits, ainsi que le modèle qui fait fonctionner notre assistant d’aide et l’assistant de notre site Web) et Anthropic (le modèle d’IA qui fait fonctionner l’assistant utilisé par notre personnel de soutien, uniquement pendant qu’une organisation nous accorde un accès du soutien à son espace de travail). La liste à jour figure dans notre Entente sur le traitement des données.
- Stripe, notre fournisseur de services de paiement (Stripe Payments Canada, Ltd. et ses sociétés affiliées), reçoit les renseignements de facturation décrits à la section 2 afin d’encaisser les paiements, de calculer les taxes, d’envoyer les factures et les reçus et de prévenir la fraude. Pour certaines de ces activités, comme la prévention de la fraude et ses propres obligations légales, Stripe décide de l’utilisation des renseignements, selon sa propre politique de confidentialité (stripe.com/privacy). Stripe peut traiter des renseignements aux États-Unis et dans d’autres pays.
- Les services que votre organisation connecte au Service, comme le décrit la section 3.
- Le soutien de Tenmore ne voit un espace de travail que lorsque son propriétaire accorde un accès pour une durée limitée, ou en cas d’urgence, avec un motif consigné et un avis immédiat aux propriétaires.
- Les autorités, lorsque la loi l’exige; nous en informerons le client concerné, sauf si la loi l’interdit.
- Un acheteur ou un successeur, si Tenmore fait l’objet d’une réorganisation, d’une fusion ou d’une vente, sous réserve des protections prévues dans la présente politique.
7. Où ils sont conservés
Nous conservons les renseignements personnels au Canada, dans la région Canada (Centre) d’Amazon Web Services, à Montréal (Québec). Notre réseau de diffusion de contenu achemine les demandes par des serveurs situés en Amérique du Nord et en Europe sans les conserver, et certains fournisseurs de services mentionnés ci-dessus peuvent traiter des renseignements aux États-Unis.
La Commission européenne reconnaît que le Canada assure une protection adéquate des renseignements personnels; les renseignements provenant de l’UE peuvent donc nous être transmis sans garanties supplémentaires. Lorsque des renseignements quittent le Canada, nous utilisons les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou un autre mécanisme légal et, pour les renseignements concernant des personnes au Québec, nous évaluons le transfert avant qu’il ait lieu, comme l’exige la loi québécoise.
8. Combien de temps nous les conservons
| Renseignements | Durée de conservation |
|---|---|
| Renseignements sur le compte | Jusqu’à ce que vous supprimiez votre compte |
| Registres d’utilisation | 90 jours par défaut; chaque organisation peut choisir une durée de 30 jours à 1 an |
| Totaux mensuels d’utilisation | 2 ans |
| Modifications apportées à un espace de travail (journal d’audit) | 1 an par défaut; chaque organisation peut choisir jusqu’à 2 ans |
| Vos registres de connexion et de sécurité | 1 an |
| Dossier d’abonnement de votre organisation (forfait, licences, état, identifiants Stripe) | Tant que l’espace de travail existe |
| Factures et registres de paiement | Six ans après la fin de l’année d’imposition à laquelle ils se rapportent, comme l’exige la législation fiscale canadienne; conservés par Stripe et dans nos registres comptables, y compris après la suppression d’un espace de travail |
| Notifications de Stripe (identifiants seulement, pour éviter de traiter une même notification deux fois) | 30 jours |
| Journaux du serveur, y compris les journaux d’accès au site Web | 30 jours |
| Totaux quotidiens des visites du site Web (par page, site de provenance et pays; sans adresse IP) | 2 ans |
| Conversations avec des assistants d’IA | Non conservées par nous; historique uniquement dans votre navigateur |
| Décomptes de questions (assistant d’aide) et décomptes d’adresses IP brouillées (clavardage sur les sites Web) | Quelques heures |
| Modifications de l’espace de travail proposées par l’assistant d’aide | 10 minutes en attente d’approbation; une fois approuvées, dans le journal d’audit comme toute autre modification |
| Espace de travail dont l’essai gratuit ou l’abonnement a pris fin (lecture seule) | 30 jours après un essai, 90 jours après un abonnement, puis supprimé; les propriétaires en sont avisés par courriel 30 jours et 7 jours avant |
| Sauvegardes | 35 jours |
| Admissibilité à l’essai | Tant que nous offrons des essais gratuits. Nous conservons un code irréversible, calculé au moyen d’une clé à partir de votre adresse courriel et de votre compte Microsoft, qui ne peut être reconverti ni en l’une ni en l’autre, afin qu’une même personne n’obtienne qu’un seul essai, même après la suppression d’un compte |
Lorsque vous supprimez votre compte, ou qu’un propriétaire supprime un espace de travail, les renseignements sont supprimés dans un délai de 30 jours, et des sauvegardes dans un délai de 35 jours, à l’exception des factures et des registres de paiement, que nous conservons aussi longtemps que l’exige la législation fiscale. Les registres de votre activité dans un espace de travail que vous partagiez avec d’autres appartiennent à cette organisation et suivent ses paramètres de conservation.
9. Sécurité
Nous chiffrons les renseignements en transit et au repos, et nous chiffrons les secrets (comme les clés des services connectés et les secrets d’authentificateur) au moyen de clés conservées séparément des données. Les mots de passe sont conservés sous forme de hachages irréversibles; la vérification en deux étapes est offerte à tous. L’accès aux systèmes de production est limité aux personnes qui en ont besoin, passe par une authentification unique avec authentification multifacteur et est journalisé. Si une atteinte aux mesures de sécurité crée un risque réel de préjudice grave pour vous, nous vous en aviserons, ainsi que les autorités compétentes, comme l’exige la loi.
10. Vos droits
Selon votre lieu de résidence, vous pouvez :
- demander quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie, y compris dans un format structuré et couramment utilisé;
- les faire corriger s’ils sont inexacts ou incomplets;
- les faire supprimer (vous pouvez supprimer vous-même votre compte à partir de la page de votre compte);
- vous opposer à la façon dont nous les utilisons, ou nous demander de la limiter, y compris pour les utilisations fondées sur nos intérêts légitimes;
- retirer en tout temps un consentement que vous avez donné;
- porter plainte auprès d’une autorité de protection des renseignements personnels (voir la section 14).
Écrivez à privacy@tenmore.com. Nous répondrons dans un délai de 30 jours et pourrions devoir d’abord confirmer votre identité. Si les renseignements sont détenus pour le compte d’une organisation dont vous êtes membre, nous lui transmettrons votre demande et l’aiderons à y répondre.
11. Témoins
Nous n’utilisons que les témoins et le stockage du navigateur nécessaires pour vous connecter, assurer la sécurité de votre session, mémoriser vos choix dans le Service et conserver l’historique de clavardage dans votre navigateur. Nous n’utilisons aucun témoin publicitaire ni analytique; nous ne demandons donc pas de consentement à leur égard. Notre site Web et le Service chargent tout ce dont ils ont besoin, y compris les polices de caractères, à partir de nos propres serveurs.
12. Enfants
Le Service s’adresse aux organisations et n’est pas destiné aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d’enfants.
13. Modifications
Si nous modifions la présente politique, nous mettrons à jour la date ci-dessus et, pour les modifications importantes, nous en aviserons les titulaires de compte par courriel avant leur entrée en vigueur.
14. Coordonnées et plaintes
Chez Tenmore Inc., la protection des renseignements personnels relève de notre responsable de la protection des renseignements personnels. Coordonnées : privacy@tenmore.com.
Par la poste :
Tenmore Inc.
145 1/2 Church Street Office 985
Toronto ON M5B 1Y4
Canada
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca), à la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou à l’autorité de protection des données du lieu où vous vivez ou travaillez dans l’UE ou au Royaume-Uni.