Juridique

Entente sur le traitement des données

En vigueur le 18 octobre 2026

La présente Entente sur le traitement des données (l’« ETD ») fait partie de l’entente conclue entre Tenmore Inc., société constituée en Ontario (« Tenmore »), et le client (le « Client ») pour l’utilisation des services de Tenmore (le « Service »), y compris les conditions acceptées par le Client lors de la création de son espace de travail ou de la signature d’un bon de commande (l’« Entente »). Elle s’applique chaque fois que Tenmore traite des Données personnelles du Client et satisfait aux exigences de l’article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne et du RGPD du Royaume-Uni, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et de la Loi 25 du Québec. En cas de conflit entre l’ETD et l’Entente en matière de protection des données personnelles, l’ETD l’emporte.

1. Définitions

Lois sur la protection des données : les lois qui s’appliquent au traitement des Données personnelles du Client dans le cadre de l’Entente, notamment le RGPD de l’UE (règlement (UE) 2016/679), le RGPD du Royaume-Uni et la Data Protection Act 2018 du Royaume-Uni, la LPRPDE, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec et les lois provinciales semblables.
Données personnelles du Client : les données personnelles que Tenmore traite pour le compte du Client dans le cadre de la fourniture du Service, telles qu’elles sont décrites à l’annexe 1.
Violation de données personnelles : une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée de Données personnelles du Client, ou l’accès non autorisé à de telles données (un « incident de confidentialité » au sens du droit québécois).
Sous-traitant ultérieur : un tiers auquel Tenmore fait appel pour traiter des Données personnelles du Client.
Les termes « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée » et « traitement » ont le sens que leur donne le RGPD.

2. Rôles et instructions

2.1 Le Client est le responsable du traitement des Données personnelles du Client et Tenmore en est le sous-traitant (un fournisseur de services au sens du droit canadien). Il incombe au Client de disposer d’une base légale pour le traitement, ce qui comprend notamment le fait d’informer les personnes de son organisation que le Service enregistre l’utilisation qu’elles en font, comme il est décrit à l’annexe 1.

2.2 Tenmore ne traite les Données personnelles du Client que sur les instructions documentées du Client. L’Entente, la présente ETD ainsi que la configuration et l’utilisation du Service par le Client (y compris ses paramètres relatifs à la conservation, aux intégrations et aux services connectés) constituent l’intégralité des instructions du Client. Tenmore informera le Client si elle estime qu’une instruction enfreint les Lois sur la protection des données, à moins que la loi ne le lui interdise.

2.3 Tenmore ne vendra pas les Données personnelles du Client, ne les utilisera pas à des fins publicitaires ni pour entraîner des modèles, et ne les traitera à aucune autre fin que la fourniture, la sécurisation et le soutien du Service, sauf si la loi l’exige, auquel cas Tenmore en informera d’abord le Client, à moins que la loi ne le lui interdise.

2.4 Les services que le Client connecte au Service (par exemple, ses propres comptes auprès de fournisseurs tiers, de fournisseurs d’identité ou d’outils de surveillance) sont choisis par le Client et font l’objet de contrats conclus par lui. Ils ne sont pas des Sous-traitants ultérieurs de Tenmore, et le Client donne instruction à Tenmore de leur transmettre les données nécessaires à leur utilisation.

3. Confidentialité

Tenmore veille à ce que toutes les personnes autorisées à traiter des Données personnelles du Client soient liées par des obligations de confidentialité et n’aient accès qu’à ce que leur rôle exige.

4. Sécurité

Tenmore met en œuvre et maintient les mesures techniques et organisationnelles prévues à l’annexe 2, adaptées au risque. Tenmore peut les mettre à jour, pourvu que le niveau global de protection ne diminue pas.

5. Sous-traitants ultérieurs

5.1 Le Client autorise Tenmore à faire appel aux Sous-traitants ultérieurs énumérés à l’annexe 3.

5.2 Tenmore donnera un préavis d’au moins 30 jours avant de faire appel à un nouveau Sous-traitant ultérieur, en mettant à jour l’annexe 3 et en envoyant un courriel aux propriétaires de l’espace de travail du Client. Dans ce délai, le Client peut s’y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données; les parties collaboreront alors de bonne foi pour résoudre l’objection et, si elles n’y parviennent pas, le Client pourra résilier la partie du Service visée et obtenir le remboursement des frais payés d’avance pour la durée restante.

5.3 Tenmore impose à chaque Sous-traitant ultérieur, par contrat écrit, des obligations en matière de protection des données offrant une protection au moins équivalente à celle de la présente ETD, et demeure responsable envers le Client de l’exécution par ses Sous-traitants ultérieurs de leurs obligations.

6. Aide relative aux demandes et aux évaluations

6.1 Le Service permet aux administrateurs du Client de consulter, d’exporter et de supprimer les informations qu’il enregistre, ainsi que de retirer des personnes d’un espace de travail. Si Tenmore reçoit d’une personne concernée une demande relative à des Données personnelles du Client, elle la transmettra au Client dans les meilleurs délais et n’y répondra que sur les instructions du Client. Compte tenu de la nature du traitement, Tenmore aidera le Client à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées.

6.2 Tenmore fournira au Client des renseignements et une aide raisonnables pour ses analyses d’impact relatives à la protection des données, ses évaluations des facteurs relatifs à la vie privée prévues par le droit québécois et ses consultations auprès des autorités, dans la mesure où elles portent sur le Service.

7. Violations de données personnelles

7.1 Tenmore avisera le Client dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans les 48 heures, après avoir pris connaissance d’une Violation de données personnelles touchant des Données personnelles du Client, en envoyant un courriel aux propriétaires de l’espace de travail du Client.

7.2 L’avis décrira, dans la mesure où ces éléments sont alors connus, la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d’enregistrements concernés, ses conséquences probables ainsi que les mesures prises ou proposées. Tenmore tiendra le Client informé à mesure que de nouveaux éléments seront connus, prendra des mesures raisonnables pour circonscrire la violation et en atténuer les effets, et en tiendra un registre.

7.3 L’avis donné au Client ne constitue pas une reconnaissance de faute. Il appartient au Client de décider s’il y a lieu d’aviser les autorités et les particuliers, et Tenmore l’aidera à le faire.

8. Emplacement et transferts

8.1 Tenmore stocke les Données personnelles du Client au Canada (Amazon Web Services, région Canada (Centre), Montréal). La Commission européenne reconnaît que le Canada offre une protection adéquate pour les organisations commerciales assujetties à la LPRPDE.

8.2 Lorsque des Données personnelles du Client sont transférées à un Sous-traitant ultérieur situé dans un pays qui ne fait pas l’objet d’une décision d’adéquation, Tenmore veille à ce que le transfert soit protégé par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (et par l’addendum du Royaume-Uni lorsque le RGPD du Royaume-Uni s’applique) ou par un autre mécanisme licite. En ce qui concerne les renseignements personnels relatifs à des personnes au Québec, Tenmore évalue chaque transfert à l’extérieur du Québec avant qu’il ait lieu, comme l’exige le droit québécois.

9. Accès par le soutien de Tenmore

9.1 Le personnel de soutien de Tenmore ne peut voir ou modifier un espace de travail que lorsqu’un de ses propriétaires lui en accorde l’accès, pour une durée limitée choisie par le propriétaire, ou en cas d’urgence, pour au plus 4 heures, avec un motif écrit et un courriel envoyé immédiatement aux propriétaires. Tous ces accès sont consignés dans le journal d’audit de l’espace de travail. Le personnel ne voit jamais les clés stockées des services connectés.

9.2 Assistant d’aide. L’assistant d’aide intégré à l’application de Tenmore ne peut proposer des modifications à un espace de travail que pendant que ses propriétaires accordent un accès du soutien qui permet des modifications, et jamais dans le cadre d’un accès d’urgence. Chaque modification n’est exécutée qu’après son approbation dans le Service par l’un des propriétaires ou administrateurs du Client, et jamais avec plus d’autorisations que n’en possède cette personne. Elle est consignée dans le journal d’audit comme ayant été effectuée par le soutien Tenmore au moyen de l’assistant, avec le nom de la personne qui l’a approuvée. L’assistant ne supprime jamais de données et ne reçoit jamais de clés stockées ni d’autres secrets.

9.3 Assistance par IA pour le personnel de soutien. Pendant que le Client accorde un accès du soutien, le personnel de soutien de Tenmore peut utiliser un assistant d’IA pour examiner la demande du Client et y répondre. L’assistant agit avec les accès propres du membre du personnel, dans les mêmes limites et sous le même journal d’audit qu’à l’article 9.1, et ne reçoit jamais de clés stockées ni d’autres secrets. Son fournisseur de modèles est indiqué à l’annexe 3.

10. Restitution et suppression

Pendant la durée de l’Entente, le Client peut exporter les informations que le Service enregistre. Un espace de travail dont l’essai ou l’abonnement a pris fin est conservé en lecture seule, pour que ses propriétaires puissent l’exporter ou s’abonner de nouveau, pendant 30 jours après un essai ou 90 jours après un abonnement, puis il est supprimé. À la fin de l’Entente, lorsqu’un tel espace de travail est supprimé ou lorsqu’un propriétaire supprime un espace de travail, Tenmore supprime les Données personnelles du Client dans un délai de 30 jours, et les supprime des sauvegardes dans un délai de 35 jours, sauf si la loi l’oblige à en conserver une partie, auquel cas Tenmore assure la confidentialité des données ainsi conservées et ne les traite qu’à cette fin.

11. Audits

Tenmore mettra à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de la présente ETD, notamment des réponses à des questionnaires de sécurité raisonnables. Si cela ne suffit pas, ou si une autorité l’exige, le Client (ou un auditeur indépendant tenu à une obligation de confidentialité) peut effectuer un audit de Tenmore une fois par année, moyennant un préavis de 30 jours, pendant les heures de bureau, aux frais du Client, d’une manière qui ne compromet pas la sécurité ou la confidentialité des données des autres clients.

12. Dispositions générales

12.1 La présente ETD demeure en vigueur tant que Tenmore traite des Données personnelles du Client. La responsabilité de chaque partie aux termes de la présente ETD est assujettie aux limites prévues dans l’Entente, sauf dans la mesure où les Lois sur la protection des données ne les permettent pas.

12.2 Tenmore peut mettre à jour la présente ETD pour tenir compte de modifications des Lois sur la protection des données ou du Service, pourvu que la mise à jour ne réduise pas la protection des Données personnelles du Client; elle avisera le Client à l’avance de toute modification importante. Questions concernant la présente ETD : privacy@tenmore.com.

Par la poste :
Tenmore Inc.
145 1/2 Church Street Office 985
Toronto ON M5B 1Y4
Canada

Annexe 1 : Détails du traitement

Objet et durée	Fourniture du Service aux termes de l’Entente, pendant la durée de celle-ci et jusqu’à la suppression prévue à l’article 10.
Nature et finalité	Hébergement, transmission, enregistrement et affichage de données afin de permettre au Client d’encadrer et de surveiller l’utilisation du Service par les personnes de son organisation et par ses logiciels. Fourniture des assistants que le Client configure, y compris ceux qu’il met à la disposition des visiteurs de ses sites Web. Réponse aux questions des personnes de l’organisation du Client au moyen de l’assistant d’aide de Tenmore, et exécution des modifications à l’espace de travail qu’elles approuvent. Sécurisation et soutien du Service.
Personnes concernées	Les membres du Client et les personnes qu’il invite (généralement ses employés et ses contractuels); les visiteurs qui conversent avec les assistants que le Client met à leur disposition sur ses sites Web (anonymes pour Tenmore); et le personnel de soutien de Tenmore agissant dans l’espace de travail du Client.
Catégories de données	Identité et coordonnées : nom, adresse courriel, identifiants du fournisseur d’identité (par exemple, Microsoft Entra ID), rôle et appartenance à des groupes. Registres d’utilisation : heure, paramètres utilisés, taille, coût, durée et résultat de chaque demande, et règles du Client qui s’y sont appliquées; mais pas son contenu. Registres d’audit et de sécurité : modifications apportées dans l’espace de travail, avec l’identité de leur auteur, l’adresse IP et le navigateur. Contenu que le Client choisit d’enregistrer dans le Service (par exemple, des cas de test, ainsi que des documents et leurs versions antérieures), pour la période qu’il fixe ou jusqu’à ce qu’il le supprime. Contenu des demandes envoyées au moyen du Service, traité de façon transitoire afin d’être acheminé aux services que le Client a connectés, et non stocké. Documents que le Client stocke pour constituer les textes de référence d’un assistant : conservés tels qu’ils ont été téléversés, avec les versions antérieures que le Client choisit de conserver, jusqu’à ce que le Client les supprime et élimine définitivement les éléments supprimés, ou jusqu’à la suppression de l’espace de travail. Le texte extrait d’un document est conservé au plus un an après la dernière génération qui l’a utilisé. Les documents téléversés pour une seule génération, sans être stockés, sont supprimés dans un délai d’un jour. Visiteurs des assistants publics du Client : messages, traités de façon transitoire et non stockés; un identifiant de visiteur aléatoire dans les registres d’utilisation; adresses IP, utilisées uniquement pour limiter les abus, hachées avec une clé qui change chaque jour, dans des compteurs qui expirent en quelques heures. Assistant d’aide : questions des personnes de l’organisation du Client, et informations de l’espace de travail que l’assistant lit, avec les autorisations de la personne qui pose la question, pour y répondre. Cela comprend les registres d’utilisation, les groupes, les textes de référence et les cas de test, mais jamais les clés ni d’autres secrets. L’ensemble de ces données est traité de façon transitoire et n’est pas stocké, à l’exception des modifications en attente d’approbation, conservées pendant 10 minutes.
Catégories particulières	Aucune n’est prévue. Le Client peut configurer le Service pour bloquer ou caviarder les renseignements sensibles.
Conservation	Registres d’utilisation, de 30 jours à 1 an (90 jours par défaut), et registres d’audit, de 1 à 2 ans (1 an par défaut), selon ce que fixe le Client; totaux mensuels d’utilisation, 2 ans; documents stockés et autre contenu enregistré, jusqu’à ce que le Client les supprime; espace de travail dont l’essai ou l’abonnement a pris fin, 30 jours (essai) ou 90 jours (abonnement) en lecture seule, puis supprimé; sauvegardes, 35 jours.

Annexe 2 : Mesures de sécurité

Chiffrement : TLS pour toutes les données en transit; données au repos chiffrées par le fournisseur d’hébergement; secrets (clés des services connectés, jetons de connexion des outils connectés, identifiants d’intégration, secrets des applications d’authentification) chiffrés en outre au moyen d’AES-256-GCM avec des clés conservées séparément dans un service géré de stockage de secrets.
Authentification : mots de passe stockés sous forme de hachages bcrypt; vérification en deux étapes; authentification unique avec Microsoft Entra ID; verrouillage du compte après des échecs répétés; clés d’accès stockées uniquement sous forme de hachages et révocables.
Contrôle d’accès : rôles et autorisations dans chaque espace de travail; accès à la production limité au personnel autorisé, au moyen de l’authentification unique avec authentification multifacteur et de sessions à durée limitée; espaces de travail des clients fermés au personnel, sauf si l’accès est accordé (article 9).
Journalisation et surveillance : un journal d’audit de chaque modification administrative dans chaque espace de travail; journalisation de toutes les actions effectuées sur les comptes d’hébergement, de façon à rendre toute altération décelable.
Minimisation des données : contenu des demandes non stocké; messages d’erreur épurés du texte cité et des valeurs sensibles; documents téléversés pour une seule génération supprimés dans un délai d’un jour, et documents stockés conservés seulement jusqu’à ce que le Client les supprime; adresses IP des visiteurs conservées uniquement sous forme de hachages avec une clé quotidienne; champs secrets retirés avant que l’assistant d’aide lise les informations de l’espace de travail; enregistrements supprimés automatiquement à la fin de leur période de conservation.
Résilience : infrastructure gérée répartie sur plusieurs zones de disponibilité; sauvegardes continues avec restauration à un moment précis, conservées 35 jours.
Développement : tests automatisés; images de conteneurs analysées pour y déceler les vulnérabilités connues lors de leur construction.
Incidents : les Violations de données personnelles sont circonscrites, évaluées, consignées et signalées comme il est décrit à l’article 7.

Annexe 3 : Sous-traitants ultérieurs

Sous-traitant ultérieur	Finalité	Emplacement
Amazon Web Services, Inc. (et Amazon Web Services Canada, Inc.)	Hébergement, stockage, sauvegardes et envoi de courriels pour le Service	Canada; emplacements périphériques du réseau de diffusion de contenu en Amérique du Nord et en Europe (transit seulement)
Microsoft Corporation	Messagerie propre à Tenmore (soutien et avis); connexion avec Microsoft lorsque les personnes de l’organisation du Client choisissent cette option	Canada et États-Unis
OpenAI, L.L.C.	Le modèle d’IA que Tenmore fournit pendant les essais gratuits, et le modèle sur lequel repose l’assistant d’aide de Tenmore. Il traite les demandes qui lui sont envoyées afin de produire des réponses. Pour l’assistant d’aide, il s’agit des questions que posent les personnes de l’organisation du Client et des informations de l’espace de travail que l’assistant lit pour y répondre, jamais des clés ni d’autres secrets. Selon les conditions de l’API d’OpenAI, OpenAI ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et peut les conserver jusqu’à 30 jours afin de détecter les abus. Le modèle d’essai n’est pas utilisé une fois que le Client a connecté ses propres services, ni après l’essai. Les administrateurs du Client peuvent désactiver l’assistant d’aide	États-Unis
Anthropic, PBC	Le modèle d’IA sur lequel repose l’assistant qu’utilise le personnel de soutien de Tenmore, uniquement pendant que le Client accorde un accès du soutien à un espace de travail. Il traite les informations de l’espace de travail que le soutien lit pour répondre à la demande du Client (paramètres, registres et textes de l’espace de travail, jamais les clés ni d’autres secrets). Selon les conditions commerciales d’Anthropic, Anthropic ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et ne les conserve que pendant une durée limitée	États-Unis

Paiements. Stripe (Stripe Payments Canada, Ltd. et les sociétés de son groupe) traite les coordonnées de la personne-ressource pour la facturation, l’adresse de facturation, le numéro de taxe et les données de paiement que le Client fournit lorsqu’il achète un forfait payant. Tenmore utilise ces renseignements pour facturer le Client, comme il est décrit dans sa Politique de confidentialité; il ne s’agit pas de Données personnelles du Client que Tenmore traite pour le compte du Client, de sorte que Stripe n’est pas un Sous-traitant ultérieur au sens de la présente ETD.

Dernière mise à jour : 18 octobre 2026.